Brněnské Vánoce 2019
Výzva a podmínky nabídkového řízení s názvem

„Stánky na nám. Svobody“

TIC BRNO, příspěvková organizace, pověřená realizací projektu „Brněnské Vánoce 2019“ vyhlašuje nabídkové řízení na podnájem a užívání vánočních stánků pro prodej na nám. Svobody.

I. Zadavatel:

TIC BRNO, příspěvková organizace

se sídlem Radnická 365/2, 602 00 Brno

IČ0: 00101460, DIČ: CZ00101460

zastoupena: Mgr. et Mgr. Janou Tichou Janulíkovou, ředitelkou

bankovní spojení: KB Brno-město, 831621/0100        

zapsána v OR vedeném Krajským soudem v Brně, oddíl Pr, vložka 18  (dále jen „TIC“)

Kontaktní osoba ve věcech nabídky:     Martina Pokorná

                                                           tel.: 542 427 175

                                                           mobil: 775 899 356

                                                           mail.: pokorna@ticbrno.cz

II. Předmět nabídkového řízení

Předmětem nabídkového řízení je uzavření písemných smluv o podnájmu se zájemci o užívání stánků na vánočních trzích 2019 (dále jen „smlouva“) na náměstí Svobody v Brně:

2.1 Specifikace stánku:

a) Počet stánků - 22

b) Půdorysné rozměry stánku:   gastro 3,0 m x 3,0 m

                                               prodej 3,0 m x 3,0 m

c) Stánky budou zajištěny a umístěny zadavatelem, včetně jejich připojení k elektrické síti (220V).  Nebudou vybaveny prodejními a výčepními zařízeními, ani nádobím.

d) Rozdělení stánků co do druhu sortimentu:

                        Gastro stánek - jídlo

                        Gastro stánek - Bar - speciality

                        Prodejní stánek - potraviny

                        Prodejní stánek - dárkové zboží

Specifikace výše uvedených druhů stánků je podána přílohou č. 6 této výzvy.

Podávání alkoholu k přímé konzumaci je povoleno pouze v gastrostánku - Bar
a gastrostánku - Bar - speciality.

2.2 Termíny prodeje / doba trvání podnájmu

a/ západní část náměstí (u KB), 29. 11. 2019 - 5. 1. 2020

- otvírací doba (povinná):                    

29. 11. - 23. 12. 2019               10:00 - 21:45 hod

24. 12. 2019                             10:00 - 13:00 hod

25. 12. - 31.12. 2019                13:00 - 18:00 hod

1. 1. 2020                                zavřeno

2.1.  - 5. 1. 2020           ´           13:00 – 18:00 hod

b/ východní část náměstí (u OD Omega), 29. 11. 2019 - 23. 12. 2019

- denní otvírací doba:               10:00 – 21:45 hod

Po celou dobu konání trhů je možno využít v případě zájmu otevírací dobu 8:00 – 21:45 hod
(31. 12. do 24:00 hod)

Specifikace východní a západní části náměstí – viz přiložený plán – Příloha č. 2 této výzvy.

2. 3 Minimální požadované podnájemné bez DPH:

Gastro stánek - jídlo                                         225.000,- Kč bez DPH

Gastro stánek - Bar - speciality                         225.000,- Kč bez DPH

Prodejní stánek - potraviny                               150.000,- Kč bez DPH

Prodejní stánek - dárkové zboží                           80.000,- Kč bez DPH                        

III. Finanční podmínky

Veškeré vystavené faktury budou zasílány elektronicky na mail podnájemce uvedený v záhlaví smlouvy.

Forma úhrady energií:

V ceně podnájemného nejsou zahrnuty energie.

Jejich úhrada bude požadována zálohově nejpozději do 15. 10. 2019, a to ve výši 8.470,-Kč vč. DPH
za každý jeden stánek.  Vyúčtování energií proběhne nejpozději do konce února 2020.

Forma úhrady podnájemného: po uzavření smlouvy bude zájemci zaslána faktura ve výši 40 % z celkové částky podnájemného navrhovaného zájemcem, včetně DPH, zbývající část podnájemného
(tzn. 60 % + DPH) bude uhrazena na základě faktury nejpozději do 15. 10. 2019.

Záloha na poškození stánku: před předáním stánků, nejpozději do 15. 10. 2019, bude vyžadováno složení zálohy na účet TIC za účelem náhrady újmy zadavateli případně vzniklé poškozením stánku,
či jako sankce za porušení smluvních podmínek, a to ve výši:

 Gastro stánek - jídlo                                       12.000,- Kč + DPH

 Gastro stánek - Bar - speciality                        12.000,- Kč + DPH                             

 Prodejní stánek                                                             7.000,- Kč + DPH     

Tato záloha bude v průběhu měsíce února 2020 vyúčtována, a to v závislosti na rozsahu případného poškození či znečištění stánku,  cena bude vyčíslena vč. DPH.

Pokud nebude vítězným uchazečem do 5. 11. 2019 uhrazena plná výše celkové částky podnájemného, záloha na energie a záloha na poškození stánku či  sankce, bude stánek předán
do podnájmu jinému zájemci dle podaných nabídek, který se umístil jako další v pořadí, přičemž
o této skutečnosti bude tento zájemce neprodleně vyrozuměn.

IV. Podmínky podání nabídek

NÁLEŽITOSTI NABÍDKY:

Zájemci o užívání stánků na akci Brněnské Vánoce 2019 zašlou své nabídky zadavate1i
9. 9. 2019. Zájemci s nabídkou dodají níže uvedené doklady (v případě neúplnosti budou zájemci vyzváni k doplnění uvedených údajů) přiloží:

1. 1.       Bezchybně a úplně vyplněný formulář zájemce (viz příloha č. 3) a uvedou následující údaje:

-          jméno a příjmení/název firmy zájemce;

-          kontakt: mobil, e-mail

-          adresa/sídlo;korespondenční adresa

-          IČO; DIČ (pokud je přiděleno),

-          doklad o registraci plátce DPH (týká se o zahraničních zájemců)

-          bankovní spojení;

-          označení čísla stánku, o který má zájemce zájem (dle přílohy č. 1);

-          navrhované podnájemné, které se zájemce zavazuje uhradit (minimum je výše uvedená minimální cena dle čl. 2., bod 2.3 bez DPH, která bude následně připočteno v zákonné výši);

-          součástí nabídky gastroprodeje bude soupis jídel a nápojů

1. 2.       Zájemce předloží grafický návrh vizuálního řešení uvnitř stánku formou vizualizace

Návrh obsahuje:

-          3 vizualizace prodejního prostoru - z čelního pohledu a dvou bočních pohledů (každý pohled ve velikosti A4)

-          slovní popis návrhu včetně popisu využitého mobiliáře, dekorací, či jiných prvků

-          grafický návrh cenovek a označení prodejního zboží (popis materiálu, typu písma aj.)

Návrh vizualizace je přílohou nabídky uchazeče formou souboru tištěných listů, nebo uloženy na nosiči (CD, flash-disk).  

Doporučení Zadavatele pro návrh vizuálu stánku:

Zadavatel usiluje o to, vytvořit jednotný vánoční trh vytvářející celistvou atmosféru založenou na vzhledu „tradičním“, „rustikálním“ či „zimním“ a proto jsou podstatné jak prvky mobiliáře, tak jednotlivá označení, či dekorace v rámci prodejního místa.

Zadavatel obecně klade důraz na využití přírodních materiálů (dřevo, ratan, korek, přírodní textilie), typických vánočních barev (tj. černá, bílá, červená, hnědá, zlatá, zelená), tradičních vánočních motivů (v jednoduchém zpodobnění).

-          doporučuje nevyužívat nepřírodní prvky a barvy (plasty a jiné umělé hmoty, reflexní prvky aj.),

-          doporučuje využití tradičních vánočních či přírodních dekorací (chvojí, věnce, vánoční a folklorní ozdoby odpovídající zimnímu období).

Gastro stánek (všechny typy):

-          doporučuje se používaní papírových/recyklovatelných misek na jídlo, kornouty, boxy aj.

-          doporučuje se podávání dřevěných jednorázových příborů

-          doporučuje se příbory, ubrousky či jiné doplňky umístit do dřevěných boxů, košíků, pozinkovaných nádob aj.

-          cedulky a jiná označení v celém stánku jednotné (barvy pouze v povoleném vizuálu)

-          doporučuje se využívat papír s těžší gramáží, lze laminovat,

-          zákaz cedulek z „tácků“, talířů či jiných nevhodných předmětů

Prodejní stánek a řemesla:

-          výstavní systémy dřevěné, textil pouze v povolených barvách

-          cedulky a jiná označení v celém stánku jednotné (barvy pouze v povoleném vizuálu)

-          krabice a jiné nádoby na drobné prodejní zboží z přírodních materiálů (dřevo, ratan, kov)

-          zákaz plastových věšáků; kovové věšáky pouze v přirozených barvách kovu (měď, stříbro, zlato, atd.)

-          zákaz umístění prodejních předmětů na vnějších stranách stánku či v blízkém okolí prodejního stánku.

Nařízení zadavatele:

-       zákaz používání jednorázových obalů, nádobí a příborů z plastu

V případě, že zájemce o prodejní místo není schopen vytvořit návrh vizuálního řešení vnitřního úspořádání stánku, je možné zažádat Zadavatele o návrh tohoto řešení. Zájemce se tímto zaváže k jeho využítí v případě přidělení stánku. Pokud uchazeč chce využít tuto možnost, je nutné nejpozději 7 dnů před uplynutím lhůty k podání nabídky o prodejní místo kontaktovat odpovědnou osobu pro přidělení návrhu vizuálního řešení.  

Odpovědná osoba:

Martina Pokorná

tel.: 542 427 175

mobil: 775 899 356

mail.: pokorna@ticbrno.cz

NÁVRH VIZUÁLNÍHO ŘEŠENÍ JE POVINNOU SOUČÁSTÍ NABÍDKY!

Zadavatel si vyhrazuje právo nepřipustit do výběrového řízení dodavatele, jehož grafický návrh vizuálního řešení prostoru uvnitř stánku nesplní specifikované podmínky uvedená výše.

1. 3.       Aktivní oprávnění k podnikání podle zvláštních právních předpisů v rozsahu odpovídajícím předmětu nabídkového řízení, zejména doklad prokazující  živnostenské oprávnění či licenci, ne starší 90 dní ke dni podání nabídky a prokazující existenci příslušného živnostenského oprávnění,či licence po celou dobu trvání podnájmu, dále výpis z obchodního rejstříku či výpis z jiné obdobné evidence, je-li v ní zájemce zapsán, ne starší 90 dní ke dni podání nabídky;

1. 4.       Čestné prohlášení o vázanosti nabídkou do 30. 9. 2019 a akceptaci výhrad
   (viz příloha č. 4).

V.      UPOZORNĚNÍ / PODMÍNKY PODÁNÍ NABÍDEK, PRODEJE:

a)          Typ nabízeného sortimentu vánočního zboží je předem daný pro každý jednotlivý stánek zvlášť 
(viz příloha č. 6).  Do smlouvy bude zahrnut pouze odpovídající a zadavatelem schválený sortiment.

b)         Zájemce může podat v jedné obálce vždy pouze jednu nabídku na jeden konkrétní prodejní stánek, maximálně však na tři stánky. 

c)          Nabídkového řízení se mohou zúčastnit i zahraniční osoby (tzn. fyzické osoby s bydlištěm nebo právnické osoby se sídlem mimo území ČR).

d)         Způsob zpracování nabídky – podklady viz bod IV. této výzvy, tedy

• Formulář s označením stánku a s nabídkou ceny – viz příloha č. 3
• Grafický návr řešení
• Doklady prokazující splnění kvalifikačních předpokladů dle bodu IV. Odst. 3. této výzvy
• Čestné prohlášení o vázanosti lhůtou a akceptaci výhrad - – viz příloha č. 4

e)          Doklady musí být předloženy v českém jazyce, u zahraničních osob v původním jazyce současně s úředně ověřeným překladem do českého jazyka.

f)         Způsob označení jednotlivých listů.

Pro právní jistotu obou stran doporučuje zadavatel očíslování všech listů nabídky pořadovými čísly vzestupnou, nepřerušenou číselnou řadou v zapečetěné formě, aby se zabránilo možné manipulaci, s  pečetí,  opatřenou  razítkem a podpisem oprávněného zástupce. Úřední doklady a listy nebo vkládané díly oddělující jednotlivé části číslovány být nemusí.

g)         Čestná prohlášení musí být podepsána osobami oprávněnými jednat za zájemce, nebo jeho jménem (např. plná moc, výpis z obchodního rejstříku), pokud právní úkony (např. podpis nabídky) nečiní fyzická osoba, která je sama zájemcem. Doklady budou předloženy v originále nebo v kopii s úředním ověřením pravosti.

h)         Nabídky nemohou obsahovat variantní řešení, které by je činilo rozpornými či jinak nejasnými.

i)          Podáním nabídky nevzniká nárok na přidělení prodejního stánku.

j)          Zadavatel si vyhrazuje právo nabídkové řízení kdykoli do uzavření smlouvy zrušit a neuzavřít smlouvu s žádným zájemcem.

k)         Nabídka nesplňující požadavky zadavatele uvedené v podmínkách této výzvy bude zadavatelem vyřazena, pokud nebude doplněna ani v zadavatelem dodatečně stanovené lhůtě 3 pracovních dnů.

l)          Zadavatel si vyhrazuje právo změnit, příp. upřesnit zadávací podmínky.

m)       Zadavatel si vyhrazuje právo nerealizovat plnění v plném rozsahu.

n)         Zadavatel si vyhrazuje právo přiměřeně změnit rozsah plnění.

• o)         Zadavatel si vyhrazuje právo po dohodě s vítězným uchazečem upravit smluvní podmínky.

p)         Koordinační skupina pro přípravu Brněnských Vánoc 2019 si vyhrazuje právo nevybrat žádnou z předložených nabídek.

q)         Rozhodnutí koordinační skupiny pro přípravu Brněnských Vánoc 2019  je konečné a není možné se proti němu odvolat.

r)          V případě odstoupení vybraného zájemce

-      postupuje na jeho místo automaticky další zájemce, který se umístil další v pořadí, přičemž
o této skutečnosti bude tento zájemce neprodleně vyrozuměn,

-      pokud k odstoupení dojde ve lhůtě kratší než 15 dní ode dne počátku podnájmu, je uchazeč povinen uhradit zadavateli smluvní pokutu v rozsahu / ve výši ujednaného podnájemného.

s)          Zájemce nemá nárok na úhradu nákladů jemu vzniklých v souvislosti s jeho účastí v nabídkovém řízení.

t)          Nabídky nebudou zájemcům vráceny.

u)         Zájemce o uzavření smlouvy bere na vědomí, že zadavatel zpracuje jeho osobní údaje v intencích tohoto výběrového řízení, viz informace o zpracování osobních údajů – příloha č. 6 této výzvy.

v)         V případě nedodržení sortimentu určeného dle výběru stánku v nabídce (viz příloha č. 1), termínu platby nebo jiných závazků, které jsou podstatnými náležitostmi nabídky, bude po uzavření smlouvy uplatňována smluvní pokuta ve výši 10 % z minimálního požadovaného nájemného pro daný stánek, minimálně však ve výši 5.000,- Kč za každé jednotlivé porušení a každý den trvajícího protiprávního jednání,

w)        Podmínkou pro výběr zájemce je správně a úplně vyplněný formulář zájemce doložený povinnými dokumenty dle bodu IV. a doručený v požadovaném termínu.

x)         Provozovatel si vyhrazuje právo uzavřít krátkodobé smlouvy s jinými subjekty pro stánkový prodej obdobného sortimentu. Provozovatel tak uzavřením smlouvy nezaručuje prodejci výjimečnost poskytovaných služeb.

y)         Zájemce se podáním nabídky zavazuje vzít na sebe nebezpečí změny okolností. Smluvně bude vyloučeno použití ustanovení § 1765 až § 1767 Občanského zákoníku.

z)          Zájemce podáním nabídky souhlasí s všeobecnými podmínkami, jež tvoří jako příloha
č. 6 nedílnou součást této výzvy.

aa)     Zájemce prohlásí, že uzavře smlouvu s dodavatelem ekologického vratného systému pro prodej nápojů, což zahrnuje zejména následující:

• Vítězný dodavatel se zavazuje používat pro prodej teplých a studených nápojů výhradně nádoby na opakované použití a čepování teplých i studených nápojů výhradě z vratných obalů, pokud jsou tyto ve vratných obalech k dostání,
• Vítězný dodavatel se zavazuje pro účel výhradního používání nádob na opakované použití pro prodej teplých a studených nápojů uzavřít smlouvu o dodávce, servisu
  a distribuci vratných obalů s vítězným uchazečem výběrového řízení na dodání, servis a distribuci vratných obalů vyhlášeného zadavatelem,

bb)     Zadavatel je oprávněn vyřadit nabídku a vyloučit uchazeče z nabídkového řízení v případě

• nesplnění zákonných požadavků a podmínek stanovených touto výzvou zadavatele,
• porušení povinnosti dle čl. V, (Upozornění)
• opožděného podání nabídky,
• jedná-li se o uchazeče, který svou nabídkou překročil povolené maximum tří stánků,
• jedná - li  se o zájemce, jenž se v souvislosti s realizací obdobného smluvního vztahu uzavřeného mezi zájemcem a zadavatelem v minulosti dopustil porušení povinnosti stanovených ve smlouvě či právními předpisy.

cc)  Vítězný dodavatel je povinen zachovat následující jednotný vizuální styl:

• mohou být použity pouze tyto barvy: černá, bílá, červená, hnědá a zlatá. Není možné zasahovat do vnějšího vzhledu stánků – vylepovat bannery, cedule, jídelní lístky atd. tak, aby narušovaly jednotný vzhled vánočních trhů. Nebudou akceptovány výjimky k venkovní výzdobě stánků (dekorace, bannery či jiné).
• Umístění venkovního mobiliáře nebude umožněno. Nebudou akceptovány výjimky k umístění venkovního mobiliáře.
• Ochranné folie proti vlhku a dešti, umístěné na okenicích stánků, musí být pouze
  v černé barvě.

VI. Předání/zaslání nabídek

Své nabídky zájemci předají nebo zašlou poštou v písemné podobě v řádně uzavřené obálce. Obálka
s nabídkou bude označena názvem nabídkového řízení „Brněnské Vánoce 2019 – Stánky“ a slovem „Neotvírat“. Obálka s nabídkou bude dále opatřena zpětnou adresou zájemce. Lhůta pro podání nabídek je do 9. 9. 2019 do 12:00, přičemž za podání nabídky se považuje datum doručení zadavateli.

Nabídky budou doručovány na adresu:
TIC BRNO, příspěvková organizace
Sekretariát ředitelky
Se sídlem: Radnická 365/2, 602 00 Brno,

Pondělí  – Čtvrtek 9:00 – 11:00, 12:00 – 15:00, pátek 9:00 – 11:00         

VII. Kritérium pro hodnocení nabídek

Nejvyšší nabídková cena podnájemného bez DPH, které se zájemce zavazuje uhradit.

V případě shody podaných nabídek bude o vítězi losováno za účasti uchazečů shodných nabídek
s vyhotovením zápisu o průběhu losování.

V Brně, dne

                             Mgr. et Mgr Jana Tichá Janulíková

                                           Ředitelka organizace

TIC BRNO, příspěvková organizace

Nedílnou součástí tohoto materiálu jsou:

Příloha č. 1: VOP

Příloha č. 2: Plánek rozmístění stánků v rámci projektu Brněnské Vánoce 2019 nám. Svobody

Příloha č. 3: Formulář zájemce s označením stánku a nabídkou ceny

Příloha č. 4: Čestné prohlášení - vázanost nabídkou a akceptace výhrad

Příloha č. 5: Informace o GDPR

Příloha č. 6: Seznam stánků s pořadovými čísly a skladbou sortimentu

Příloha č. 7: Vzor smlouvy o podnájmu

Příloha č. 8: Koncepce brněnských vánočních trhů